Aruba Fatturazione Elettronica

Le due direzioni del modulo

Aruba FE gestisce due flussi distinti. Notifiche FE segue i documenti di vendita trasmessi verso Aruba e SDI, associandoli alle fatture emesse. Fatture fornitori acquisisce i documenti di acquisto ricevuti e ne gestisce lettura, scadenze, pagamenti e collegamenti con Fornitori e Prima Nota.

Una fattura emessa, una notifica SDI e una fattura ricevuta non sono lo stesso oggetto. L’interfaccia, le autorizzazioni e le azioni mantengono separati i due percorsi.

Permessi e prerequisiti

Le route richiedono autenticazione, modulo Aruba FE attivo e permesso di lettura o scrittura specifico. La lettura consente dashboard, elenchi, stati, notifiche e download; la scrittura abilita sincronizzazione, ripristino, creazione manuale, pagamenti, stati di lettura, eliminazione ed esportazioni.

Le credenziali Aruba e gli endpoint appartengono alla configurazione riservata e non devono comparire in screenshot o manuali pubblici. Un modulo attivo non garantisce che account esterno, deleghe e sincronizzazione siano corretti.

Dashboard Notifiche FE

La dashboard riepiloga scartate da correggere, duplicati ignorati, invii totali, invii associati o non associati a fatture e notifiche ricevute. Ogni indicatore distingue, dove previsto, totale e oggi.

Il tenant corrente non mostrava invii o notifiche correnti. Lo zero indica assenza di record nel filtro attuale, non certifica che tutte le fatture siano state trasmesse: confrontare con l’elenco Fatturazione e con i gruppi XML.

Stato degli invii e notifiche SDI

La tabella Stato Aruba riunisce fattura, cliente, data documento, data invio SDI, totale, tipo, stato, numero di notifiche ed eventuale errore. Lo stato visualizzato traduce il ciclo Aruba/SDI; per esempio una riga Scartata richiede di aprire descrizione ed errore prima di correggere il documento sorgente.

Il contatore notifiche apre la cronologia con data, tipo, file e descrizione. Sincronizzare una singola riga aggiorna lo stato remoto senza rigenerare né rispedire automaticamente la fattura.

Ripristino da gruppo XML

Quando la sincronizzazione ordinaria non è disponibile nella vista, il comando diventa Ripristina righe da gruppo XML. Il dialogo elenca gruppi con identificativo, data e quantità e dichiara che l’operazione esegue soltanto un prefill.

Selezionare il gruppo che corrisponde alla generazione realmente interessata. Un ripristino non deve essere usato per duplicare invii o aggirare uno scarto: dopo l’operazione confrontare righe, fatture associate e notifiche.

Archivio fatture fornitori

Le fatture di acquisto sono scaricate automaticamente dal provider. La pagina mostra totale documenti e importi, residuo da pagare, letti/non letti, non pagate/parziali/pagate e scadenze scadute, entro 7 giorni o entro 30 giorni.

Stato di lettura e pagamenti sono informazioni locali e non possono essere sincronizzati con Aruba. Questo limite è dichiarato in pagina: una modifica locale non altera il documento presso il provider.

Colonne, filtri e scadenze

Ogni riga espone lettura, fornitore, partita IVA, codice fiscale, tipo, totale, numero, ricezione, data documento, scadenza, pagamenti, XML, PDF e allegati. I filtri testuali cercano fornitore e identificativi; quelli dedicati selezionano lettura, pagamento e fascia di scadenza.

La fascia Scadute include documenti non pagati oltre la data; Entro 7 gg ed Entro 30 gg rappresentano finestre future. Pagare un documento lo rimuove dai conteggi aperti, ma non lo elimina dall’archivio.

Sincronizzazione manuale

Sincronizza manualmente richiede conferma, data iniziale e data finale. La prova ha avviato l’intervallo del 19 agosto 2026 e il sistema ha confermato l’esecuzione in background, invitando a tornare dopo alcuni minuti.

L’avvio non è la prova del risultato. Dopo il tempo necessario occorre controllare nuovi documenti, aggiornamenti, duplicati, errori e collegamento al fornitore. Non ripetere subito la stessa finestra soltanto perché la pagina non cambia istantaneamente.

Creazione manuale e fornitore

Una fattura ricevuta può essere inserita manualmente per alimentare lo scadenziario. Si può collegare un fornitore CRM esistente oppure scegliere Non usare un fornitore esistente e indicare ragione sociale, partita IVA e codice fiscale del fornitore occasionale.

Il collegamento CRM è preferibile per forniture ricorrenti perché alimenta dashboard e filtri del fornitore. La modalità occasionale evita una nuova anagrafica ma non deve diventare un modo per duplicare soggetti già presenti.

Campi della fattura manuale

Il documento richiede numero, data e importo totale; tipo documento, data ricezione, scadenza, metodo, condizioni, allegati e nota completano il record. Il tipo predefinito è TD01 e l’importo accetta punto o virgola.

La data di ricezione vuota viene ricondotta alla data fattura. Se esiste una scadenza, il sistema usa il totale come importo atteso. Gli allegati multipli appartengono al singolo documento e devono essere pertinenti, leggibili e privi di segreti.

Salvataggio della fattura manuale

Prima di salvare controllare fornitore, tipo documento, numero, data, totale, scadenza, modalità di pagamento e stato di lettura. Il documento entra nell’archivio con importo totale, residuo e stato di pagamento coerenti con i dati inseriti.

XML e PDF restano disponibili anche per una fattura registrata manualmente. Aprire entrambi e confrontare identità, importi, date e residuo con il documento originale.

Modifica della fattura manuale

Il comando Modifica riapre i dati già registrati, comprese data di ricezione, scadenza e nota interna. Controllare i valori esistenti prima di intervenire, modificare soltanto i campi necessari e salvare.

Dopo il salvataggio tornare nell’archivio e riaprire il documento per verificare la persistenza di date, importo, condizioni, nota e allegati. La modifica riguarda esclusivamente le fatture create manualmente e non riscrive i documenti acquisiti da Aruba.

Stato Letto e azioni massive

Il pulsante sulla riga alterna Letta e Non letta; la selezione multipla consente di marcare i record scelti in entrambi i modi. Le azioni possono inoltre operare sui risultati filtrati, perciò bisogna leggere con attenzione se il comando riguarda la selezione o l’intero insieme trovato.

Letto significa soltanto preso in visione nel tenant. Non certifica controllo fiscale, approvazione, contabilizzazione o pagamento.

Registrare un pagamento fornitore

Paga apre un dialogo con data, importo, conto finanziario, esclusione facoltativa dalla Prima Nota e note interne. Il residuo suggerito tiene conto dei pagamenti già registrati. Importi inferiori producono stato Parziale; il raggiungimento del totale produce Pagata.

Escludere dalla Prima Nota soltanto quando l’uscita è già contabilizzata, come può accadere per commissioni registrate automaticamente. Altrimenti il conto finanziario è obbligatorio e il pagamento crea un movimento collegato.

Pagamento e collegamento con Prima Nota

Registrare il pagamento indicando importo, data, conto finanziario, modalità, riferimento e nota. Quando l’importo copre il residuo, la fattura passa a Pagata, le scadenze aperte si azzerano e la riga conserva il dettaglio dell’operazione.

Prima Nota genera l’uscita automatica, aggiorna saldo e indicatori e collega il movimento al fornitore. Se esisteva una previsione manuale dello stesso impegno, riconciliarla o rimuoverla secondo la procedura interna per evitare una duplicazione tra previsione e uscita effettiva.

Pagamenti parziali, annullamento e reverse charge

È possibile registrare più pagamenti; la somma determina Non pagata, Parziale o Pagata. Il comando di annullamento accanto a ogni pagamento rimuove quella registrazione, ricalcola stato e residuo e sincronizza nuovamente la Prima Nota.

Per documenti reverse charge riconosciuti, il dialogo può proporre il pagamento al fornitore estero senza IVA italiana e mostra totale fiscale, IVA integrata e uscita effettiva. Disattivare l’opzione solo se l’IVA è stata realmente pagata al fornitore.

XML, PDF, allegati ed esportazione

Le icone permettono di scaricare XML, visualizzare PDF e recuperare allegati disponibili. L’esportazione massiva XML produce uno ZIP in background sui record selezionati o filtrati; i file generati restano disponibili fino a mezzanotte.

Verificare filtro e quantità prima di avviare. XML, PDF e allegati contengono dati fiscali e bancari: proteggerli, limitarne la diffusione e conservarli secondo le regole aziendali.

Esportare XML emessi e ricevuti

La dashboard delle notifiche esporta gli XML delle fatture emesse associate, mentre Fatture fornitori esporta i documenti ricevuti. Sono due archivi distinti e generano ZIP separati. Prima dell’avvio è obbligatorio impostare un intervallo massimo di sette giorni: Data documento o Data invio SDI per gli emessi, Data ricezione o Data documento per i ricevuti.

L’elaborazione avviene in background e la sezione Download file esportati distingue richiesta in corso, ZIP pronto ed eventuale file di errore. Il limite applicativo è di 2.000 righe per esportazione; se il risultato è più ampio, restringere date e filtri invece di ripetere la stessa richiesta. Verificare che lo ZIP contenga i documenti attesi prima di trasferirlo o archiviarlo.

Eliminazione delle fatture manuali

L’azione Elimina fattura è ammessa soltanto per documenti manuali. I documenti acquisiti da Aruba non possono essere rimossi con questo comando. Prima di eliminare un manuale controllare pagamenti, Prima Nota, scadenziario, allegati ed eventuali report già utilizzati.

L’eliminazione non è un sostituto di nota di credito, storno o correzione fiscale. Usarla esclusivamente per un inserimento manuale di prova o errato che non deve restare nello storico.

Invio automatico allo SDI

Le impostazioni del modulo permettono di abilitare l’invio automatico dei documenti elettronici e, quando attivo, scegliere da zero a dieci giorni dopo la creazione. Zero significa lo stesso giorno.

Questa opzione ha effetti esterni reali: prima di salvarla controllare ambiente, credenziali, documenti eleggibili, tempi di revisione e responsabilità. Nell'interfaccia la pagina è stata ispezionata senza cambiare il valore.

Automazioni e callback

I processi pianificati recuperano fatture passive e notifiche e possono trasmettere automaticamente i documenti dopo il ritardo configurato. Le callback aggiornano stati e notifiche ricevuti dal provider. Le operazioni manuali di sincronizzazione vengono avviate in background e offrono un endpoint di stato.

Un job avviato, una richiesta accettata e uno stato SDI conclusivo sono tre evidenze diverse. Monitorare log, stato, notifiche e documento sorgente senza ritentare alla cieca.

Callback e recupero storico

Le callback Aruba riconoscono creazione della fattura ricevuta, creazione della notifica, aggiornamento dello stato e aggiornamento utilizzo. La richiesta deve presentare l’autorizzazione configurata e dati fiscali sufficienti a individuare il tenant; file, identificativo SDI e contenuto XML permettono di collegare o aggiornare lo stesso record. Una callback duplicata non deve diventare un secondo documento operativo.

Il recupero storico delle fatture fornitori è una procedura controllata in background: applica limite, selezione dei soli record a zero quando richiesta, attesa tra chiamate e blocco contro esecuzioni concorrenti. Va usato per colmare uno storico incompleto, non come sincronizzazione quotidiana. Dopo il completamento confrontare intervallo, quantità, duplicati, documenti e fornitore associato.

Checklist operativa

• Distinguere fatture emesse e ricevute
• Verificare permessi e account Aruba
• Confrontare scarti con documento e notifica SDI
• Usare il gruppo XML corretto per il ripristino
• Attendere e controllare i job in background
• Evitare fornitori duplicati
• Validare numero, date, totale e scadenza
• Separare Letto da approvato o pagato
• Registrare ogni pagamento sul conto corretto
• Gestire parziali e reverse charge consapevolmente
• Riconciliare la Prima Nota
• Proteggere XML, PDF e allegati
• Eliminare soltanto manuali realmente eliminabili
• Abilitare invii automatici solo dopo controllo