Contratti

Cosa gestisce il modulo

Contratti raccoglie gli accordi commerciali collegati a un cliente e ai servizi che devono essere erogati. Non è un semplice archivio PDF: conserva modalità di origine, template, contenuto, servizi e prezzi, stato, firma, allegati, metodo di pagamento, campi personalizzati e cronologia operativa.

Il contratto può essere generato da ISP Billing partendo da un template oppure acquisito come documento già pronto. In entrambi i casi rimane una pratica identificata da un codice univoco e consultabile dall’operatore.

Elenco, ricerca e stati

Apri Contratti dal gruppo CRM e Vendite. L’elenco mostra stato, codice contratto, nome, cliente e data di creazione. Il campo cliente cerca nell’elenco, mentre il filtro di stato distingue Non firmato, Firmato e Annullato.

Il codice o il nome aprono il dettaglio; il cliente porta alla relativa anagrafica. Non usare il filtro come prova della validità legale: apri sempre il documento e controlla firma, date, allegati e cronologia.

Preparare il modulo prima del primo contratto

Prima di creare pratiche operative, completare nell’ordine Intestazione/Ragione Sociale, Template PDF, libreria degli allegati e almeno un modello di contratto. Verificare inoltre gateway di pagamento, campi cliente richiamati, catalogo servizi e, se necessario, OTP Service e Rivenditori.

Queste impostazioni alimentano tutti i documenti successivi. Correggere intestazione o modello dopo l’emissione non riscrive automaticamente il significato dei PDF già consegnati: conservare versioni riconoscibili e provare sempre un contratto fittizio completo prima dell’uso commerciale.

Intestazione e resa PDF

Intestazione/Ragione Sociale contiene denominazione, identificativi fiscali, paese, provincia, indirizzo, civico, CAP, e-mail e telefono dell’emittente. Devono corrispondere al soggetto che sottoscrive l’accordo, non semplicemente ai dati dell’operatore collegato.

Template PDF imposta stile, colore, logo consigliato PNG 400×200 e footer personalizzato. Il footer è adatto a riferimenti generali e note ricorrenti, non a condizioni che cambiano per singolo cliente. Dopo ogni modifica generare un PDF e controllare margini, contrasto, logo, interruzioni di pagina e leggibilità.

Costruire un modello di contratto

Un modello richiede un nome e può essere reso disponibile ai rivenditori oppure classificato come Modulo anziché Contratto. È possibile comporre il contenuto con editor HTML in formato A4 o caricare un PDF di base; un PDF incompatibile deve essere risalvato in PDF/A quando la conversione automatica non riesce.

I segnaposto inseriscono anagrafica, indirizzo, contatti, codice cliente, data, campi personalizzati, servizi contrattualizzati e metodi di pagamento. Inserirli dal pannello invece di riscriverne la sintassi, poi provare valori lunghi, aziende e persone fisiche. Il placeholder Elenco servizi dipende dai Dettagli Contratto configurati nei modelli di servizio.

Il modello può includere allegati della libreria e creare task per account selezionati quando la firma viene completata. L’abilitazione Rivenditore va usata soltanto per modelli che il partner è autorizzato a proporre.

Campi personalizzati e pagine componibili

La scheda Campi personalizzati aggiunge valori specifici del contratto con nome, tipo, opzioni, default, descrizione, convalida e obbligatorietà. Usare una regex soltanto quando è stata provata con esempi validi e non validi; cambiare o cancellare un campo usato richiede il controllo dei contratti esistenti e dei relativi placeholder.

Le pagine componibili sono porzioni riutilizzabili che possono essere inserite nei modelli principali. Sono utili per clausole comuni e informative, ma una modifica condivisa deve essere versionata e verificata su tutti i modelli che la incorporano.

Libreria degli allegati

La libreria carica uno o più PDF riutilizzabili e mostra nome, dimensione, data, contratti associati e spazio occupato sul limite del tenant. Caricare condizioni, informative o schede tecniche con un nome e una versione comprensibili, quindi associarle esplicitamente ai modelli interessati.

Eliminare un allegato è irreversibile e può alterare una composizione futura; prima controllare la colonna dei contratti associati. Gli allegati specifici caricati nella singola pratica restano distinti da questa libreria comune.

Avviare un nuovo contratto

Premi Crea contratto. La procedura guidata presenta quattro fasi: Cliente, Modalità, Dettagli e Servizi. Scegli prima il cliente corretto; il collegamento Crea nuovo apre l’inserimento anagrafico e ritorna alla procedura.

I comandi Salva e continua e Salva e chiudi applicano i controlli della fase corrente. Se manca una modalità o un template obbligatorio, il sistema impedisce il salvataggio e indica cosa selezionare.

Modalità con template

Crea un nuovo contratto con ISP Billing usando un template abilita il selettore dei modelli configurati. Il filtro può limitare la scelta ai template classificati come Contratto o Modulo. Seleziona il modello coerente con l’offerta: il suo contenuto, i segnaposto e le regole diventano la base del documento.

Prima di proseguire verifica titolo, versione e finalità del template. Cambiare modello dopo avere compilato dati specifici può rigenerare parti del documento e richiede un nuovo controllo dell’anteprima.

Modalità documento esterno

Carica un contratto generato da altra fonte serve per acquisire un PDF già composto. Seleziona il file previsto dall’interfaccia, assegna un nome riconoscibile e completa comunque cliente, stato, servizi e dati accessori richiesti.

Il caricamento non certifica automaticamente provenienza, completezza o firma. Conserva soltanto documenti autorizzati, controlla leggibilità e pagine e non confondere il PDF originale con eventuali allegati aggiuntivi.

Dettagli e identificazione

La fase Dettagli raccoglie il nome operativo del contratto, l’eventuale riferimento esterno, lo stato e i dati richiesti dal template o dai campi personalizzati. Il codice contratto viene prodotto dal sistema e resta il riferimento sintetico nelle liste.

Usa un nome che descriva l’offerta senza inserire dati sensibili superflui. Il riferimento esterno può collegare una pratica o un ordine, ma non sostituisce il codice interno.

Servizi, quantità e prezzi

Nella fase Servizi si collegano le offerte comprese nell’accordo. Ogni riga può conservare servizio, eventuale istanza già esistente, indirizzo, ciclo di fatturazione, prezzo, quantità, sconto, costo di attivazione e aliquota IVA. L’ordine delle righe influenza la presentazione nel documento.

Controlla imponibile, IVA, periodicità e costi una tantum prima di produrre il PDF. Collegare un servizio al contratto non significa necessariamente averne già creato o attivato l’istanza operativa.

Creazione delle istanze di servizio

Su un contratto salvato il comando dedicato può creare le istanze per le righe che ne sono prive. È un’azione distinta dal semplice salvataggio del documento: genera elementi operativi destinati alla gestione e alla fatturazione dei servizi.

Prima di confermare verifica cliente, indirizzo, profilo tariffario e righe da creare. Dopo l’operazione apri le istanze prodotte e controlla stato, decorrenza e prossima fatturazione; non ripetere il comando se le istanze risultano già collegate.

PDF, anteprima e download

Il dettaglio offre visualizzazione e download del PDF. Per un contratto da template il generatore risolve dati cliente, valori personalizzati, servizi e marcatori di firma; per un documento caricato conserva la base prevista dalla modalità scelta.

Controlla nel PDF finale intestazione, anagrafica, condizioni, importi, pagine, allegati richiamati e aree di firma. L’anteprima è il controllo determinante prima di qualsiasi invio.

Allegati aggiuntivi

Gli allegati aggiuntivi restano associati al contratto e possono integrare condizioni, schede tecniche o documenti autorizzati. Sono separati dal file principale e possono essere rimossi con il relativo comando.

Assegna nomi comprensibili, verifica formato e contenuto e limita i dati personali allo stretto necessario. La rimozione modifica il fascicolo disponibile: effettuala solo dopo aver verificato contratto e file interessato.

Stati, firma e annullamento

Non firmato identifica una pratica priva di firma registrata; Firmato conserva la data e il riferimento della firma; Annullato registra l’annullamento e la relativa data. Lo stato non va cambiato per simulare il completamento di una procedura esterna.

Annullare conserva la pratica e la cronologia, mentre eliminare rimuove il record secondo i vincoli applicativi. Per documenti realmente emessi preferisci la tracciabilità dell’annullamento e verifica gli effetti sui servizi.

Firma dal cliente e firma OTP Service

Il flusso cliente può esporre un collegamento protetto per leggere e firmare il contratto. La firma semplice registra il segno e produce il documento previsto. Quando OTP Service è configurato, il contratto può predisporre una pratica, definire i punti di firma, essere inviato al provider e ricevere il completamento tramite callback.

La conferma del provider salva il PDF firmato nei file cliente e aggiorna stato e cronologia. Prima dell’invio OTP controlla firmatario, recapiti, documento, punti firma e configurazione: una pratica predisposta non equivale a una firma completata.

Invio al cliente

Il contratto può essere notificato attraverso i canali disponibili, includendo il collegamento o il PDF secondo la configurazione. Prima dell’invio verifica destinatario autorizzato, preferenze, template del messaggio e versione esatta del documento.

L’azione di invio viene registrata nella cronologia, ma la consegna deve essere valutata anche tramite l’esito del provider. Usare soltanto recapiti confermati e pertinenti al firmatario o ai contatti autorizzati.

Metodo di pagamento collegato

Quando il template o il flusso commerciale lo richiede, il contratto può conservare gateway e metodo di pagamento del cliente. Questo collegamento prepara la modalità prevista per i servizi, ma non costituisce di per sé un addebito riuscito.

Le autorizzazioni carta o conto devono usare il gateway corretto e il relativo ambiente. Verifica separatamente token, mandato o metodo salvato e non riportare dati di pagamento nella documentazione.

Cronologia e fascicolo operativo

La cronologia registra creazione, aggiornamenti, cambi stato, invio, predisposizione o completamento OTP Service e altri eventi rilevanti con operatore e data. Serve a ricostruire il percorso della pratica senza dedurlo soltanto dallo stato attuale.

Il fascicolo comprende contratto, PDF, allegati, firma, servizi e valori personalizzati. Per analizzare una pratica confrontare tutti questi elementi e il risultato dei provider, conservando la sequenza degli eventi.

Checklist completa

• Selezionare il cliente fittizio o quello realmente autorizzato
• Scegliere consapevolmente template o PDF esterno
• Controllare nome, riferimento e campi personalizzati
• Verificare servizi, quantità, prezzi, sconti, attivazione e IVA
• Distinguere righe contrattuali e istanze operative
• Controllare ogni pagina del PDF
• Validare allegati e versione del documento
• Confermare firmatario, recapiti e punti firma
• Non considerare predisposta una firma non completata
• Verificare metodo di pagamento senza esporre dati
• Controllare cronologia ed esito del provider dopo l’invio
• Annullare con tracciabilità quando il documento deve restare storico