Fatturazione
Documenti, scadenze e controlli essenziali del ciclo di fatturazione.
Ultimo aggiornamento: 2026-08-19
Il ciclo documentale, dall’origine all’incasso
La fatturazione collega anagrafiche, servizi, periodi di competenza, scadenze, documenti e pagamenti. Non è un’area isolata: un dato errato nel cliente o nel servizio può propagarsi nella fattura, nel file elettronico e nella comunicazione inviata al cliente.
Il percorso operativo comprende normalmente verifica dell’anagrafica, maturazione del servizio o inserimento di elementi fatturabili, creazione del documento, compilazione delle righe, controllo fiscale, salvataggio, eventuale generazione XML, incasso e riconciliazione. Ogni passaggio lascia una traccia che deve essere comprensibile anche a chi controllerà il documento in seguito.
Da dove si accede
Dalla scheda cliente, la sezione Fatture mostra proforme, fatture e note di credito del soggetto selezionato. Il filtro per anno fiscale permette di limitare l’elenco; il riepilogo calcola numero di documenti, imponibile, IVA e lordo in base al filtro attivo.
Nella stessa pagina si trovano gli Elementi da fatturare: sono voci predisposte per una fatturazione successiva e non vanno confuse con documenti già emessi. Il comando per mostrare gli elementi fatturati aiuta a ricostruire cosa è già confluito in un documento.
Scegliere il tipo di documento
Nuovo documento consente di scegliere Proforma, Fattura o Nota credito. La scelta cambia serie e numerazione: non usare una nota di credito come semplice importo negativo e non confondere la proforma, documento preliminare, con una fattura fiscale.
ISP Billing propone serie, numero successivo dell’anno fiscale, data e scadenza secondo le impostazioni. Confrontare sempre questi valori con la configurazione dell’ISP, la natura dell’operazione e le condizioni concordate prima di salvare.
Dati iniziali del documento
Prima del primo salvataggio controlla cliente, tipo documento, numero, anno, data documento, data scadenza e modalità di pagamento. La modalità descrive come si prevede di incassare; non equivale alla registrazione di un pagamento già avvenuto.
Con Salva e continua viene creata la testata e si apre l’editor completo. Da questo momento il documento esiste nell’archivio anche se le righe sono ancora vuote: completa e verifica il documento senza lasciarlo involontariamente a totale zero.
Dati fiscali acquisiti dal cliente
L’editor riporta tipo cliente, nominativo o ragione sociale, codice fiscale o partita IVA, SDI/PEC, indirizzo ed e-mail principale. Questi sono i dati fiscali associati al documento.
Il comando Aggiorna dati va usato consapevolmente quando l’anagrafica è stata corretta dopo la creazione. Prima di produrre XML o inviare il documento, verifica che indirizzo, provincia, CAP, paese e recapiti fiscali siano completi.
Compilare le righe
Ogni riga contiene quantità, codice articolo, descrizione principale, descrizione aggiuntiva, importo IVA esclusa, sconto, aliquota, importo IVA inclusa e totale. Una descrizione utile identifica il servizio e il periodo di competenza; una voce generica come “canone” rende più difficile il controllo del cliente e dell’amministrazione.
Nell’esempio sono stati inseriti codice SERV-001, descrizione del canone e periodo 19/08/2026–18/09/2026. La quantità è 1, l’imponibile €40,00, l’IVA al 22% €8,80 e il lordo €48,80.
Imponibile, IVA e importo lordo
Controlla entrambi i campi economici della riga, imponibile e importo IVA inclusa, e attendi il ricalcolo. Il risultato deve essere coerente nei tre riepiloghi: subtotale, IVA per aliquota e totale.
Non limitarti al valore compilato nella riga: verifica anche Totale fattura e Saldo da pagare. Se uno dei riepiloghi non coincide, non procedere con invio o pagamento finché quantità, sconto, aliquota e importi non sono coerenti.
Salvataggio e stato Da pagare
Salva modifiche registra testata e righe. Il messaggio di conferma attesta il salvataggio, ma il controllo finale resta necessario. Una fattura senza pagamenti associati rimane Da pagare e il saldo coincide con il totale.
Il pagamento non va dedotto dalla sola modalità impostata. “Carta di credito (Stripe)” indica il canale previsto; lo stato cambia soltanto quando il flusso di incasso o una registrazione contabile valida viene completata.
Pagamenti, rate e riferimenti
L’area Pagamenti consente di indicare importo, modalità, data, riferimento transazione e note. Usala per rappresentare un incasso effettivo e riconciliabile, non per simulare la scelta del cliente. Il riferimento deve permettere di risalire al movimento del gateway, della banca o della cassa.
Gestisci rate di pagamento serve quando il saldo è suddiviso in scadenze. La somma delle rate deve coincidere con il totale e ogni scadenza deve seguire gli accordi. Per i pagamenti automatici, controlla l’esito del gateway prima di considerare il documento saldato.
Azioni disponibili sul documento
Dall’editor sono disponibili azioni per PDF, download, comunicazioni, duplicazione, gestione dell’incasso ed eliminazione. Alcune cambiano soltanto il formato o il canale, altre hanno effetto amministrativo permanente: identifica sempre l’azione dal testo e dalla conferma mostrata.
Genera XML prepara il documento elettronico, ma generazione, validazione e trasmissione non sono lo stesso evento. Lo stato del file deve essere seguito nel relativo flusso di fatturazione elettronica.
Impostazioni generali, fornitore e numerazioni
Prima del primo documento configurare dati del fornitore, serie e numerazioni, comportamento di proforme/fatture/note credito, scadenze e opzioni fiscali. Il reset del prossimo numero è un processo annuale pianificato: verificare anno fiscale, serie e ultimo documento prima dell’esecuzione.
La scheda Template controlla layout PDF, loghi, testi e informazioni visibili. Provare un PDF completo e un documento con più aliquote prima di considerarla pronta.
IVA e aliquote
La tabella IVA definisce descrizione, percentuale, natura o codice richiesto e ordinamento. Creare soltanto aliquote realmente utilizzate e non eliminare una voce ancora collegata a righe o servizi. Per esenzioni, reverse charge e altri casi usare la natura fiscale corretta, non una percentuale zero generica.
Elementi da fatturare
Gli elementi fatturabili sono righe preparate ma non ancora trasformate in documento. Possono essere creati, modificati, eliminati o convertiti in fattura. Controllare cliente, competenza, descrizione, importo e IVA; la creazione della fattura deve includere soltanto elementi maturati e non già elaborati.
Pubblicare bozze e operazioni massive
Le bozze possono essere pubblicate dopo un’anteprima che riepiloga documenti e anomalie. L’invio PDF massivo, il calcolo provvigioni rivenditore e la cancellazione per intervallo data sono operazioni distinte. Usare sempre anteprima, filtri stretti e conteggio prima della conferma.
La cancellazione massiva è distruttiva e non sostituisce note di credito o annullamenti fiscalmente necessari.
Incassi, importazioni ed esportazioni
La lista pagamenti supporta inserimento singolo o multiplo, import CSV standard e import Atono, eliminazione controllata, filtri e totali aggregati. Ogni riga deve riconciliare documento, cliente, importo, data, metodo e riferimento.
Esportazioni di fatture e pagamenti vengono preparate in background e restano temporanee. Sono disponibili inoltre Prima Nota, tracciati contabili, bollettini, formato Poste Italiane e PDF unificati. Verificare record e formato prima dell’invio a terzi.
Cattura automatica e scadenze di pagamento
Le rate/scadenze possono essere catturate dai gateway automatici supportati. Sospendi cattura blocca il tentativo automatico sul documento senza annullare la fattura; Cattura pagamento avvia l’operazione prevista e può richiedere autenticazione o restare asincrona.
Il processo pianificato capture-v2 lavora sulle scadenze eleggibili. Controllare metodo autorizzato, anticipo, tentativi ed esito provider prima di ripetere.
Solleciti e comunicazioni
I modelli separano emissione fattura, pagamento riuscito e sollecito. Ogni evento può avere ordine, canali e contenuti propri; la pianificazione dei reminder stabilisce quando inviare alert 1, 2 e 3. Verificare SMTP/provider, destinatari, preferenze e allegati.
Il report insoluti può essere inviato o visualizzato in PDF. Un sollecito non modifica lo stato contabile e non deve partire su un pagamento già registrato ma non ancora riconciliato.
Mandati e gruppi SDD
La lista mandati controlla identificativo, cliente, conto e stato e può essere esportata. I gruppi SDD raccolgono fatture eleggibili, generano il file, mostrano le righe, permettono stato, marcatura come inviato, rigenerazione, download ed eliminazione controllata.
Verificare Creditor ID, mandato, sequenza, scadenze e totale prima dell’invio bancario. Rigenerare un gruppo non deve produrre un secondo invio dello stesso addebito.
Documenti elettronici e gruppi XML
La generazione XML crea il documento elettronico; la lista consente download, stato, rigenerazione, eliminazione e trasmissione. I gruppi raccolgono più XML, offrono archivio, CSV Mexal, invio e stato asincrono. Il registro errori conserva gli scarti da analizzare.
Aggiornare lo snapshot cliente soltanto dopo aver corretto la fonte e aver valutato l’effetto fiscale. Non forzare localmente uno stato di consegna che il canale non ha confermato.
Note di credito, duplicazione e rimborsi
La nota di credito nasce dall’azione dedicata e mantiene il riferimento al documento originario. Duplicare crea una base modificabile, non una nuova copia fiscalmente già verificata. Un rimborso del gateway e una nota di credito sono fatti distinti: il primo restituisce denaro, la seconda rettifica il documento.
Controlli prima della chiusura
- Cliente e dati fiscali completi e aggiornati
- Tipo, serie, numero e anno corretti
- Date documento, competenza e scadenza coerenti
- Descrizioni comprensibili anche fuori dal gestionale
- Quantità, sconti e imponibile verificati
- Aliquota IVA corretta per ogni riga
- Subtotale, IVA, totale e saldo coincidenti
- Modalità di pagamento coerente con il contratto
- Nessun pagamento registrato senza un incasso reale
- XML, invio e notifiche eseguiti solo dopo il controllo finale