Gestione fornitori
Creare e mantenere fornitori, indirizzi, classificazioni, DDT, ticket e fatture passive collegate.
Ultimo aggiornamento: 2026-08-19
Scopo e collegamenti del modulo
Fornitori è l’anagrafica centrale delle aziende dalle quali l’ISP acquista materiali o servizi. Il record non è una semplice rubrica: collega identità fiscale, recapiti, sedi, classificazioni, carichi di magazzino, DDT, ticket e fatture passive ricevute tramite Aruba FE.
La scheda del fornitore di prova è stata creata e percorsa nel browser. Le pagine Dashboard, Anagrafica, DDT, Ticket e Fatture (Aruba FE) mantengono lo stesso contesto, indicato da ragione sociale e indirizzo nella testata.
Elenco, ricerca e azioni
La lista Fornitori permette di cercare le anagrafiche e aprire il record corretto. Prima di creare un nuovo soggetto, ricerca ragione sociale, partita IVA, codice fiscale, telefono ed e-mail per evitare duplicati. Due record dello stesso fornitore separerebbero fatture, DDT, movimenti e storico assistenza.
Il menu delle azioni conduce alla consultazione o modifica e comprende le operazioni distruttive consentite dai permessi. L’eliminazione non deve essere usata per correggere una semplice variazione anagrafica: verificare prima documenti, stock, fatture e riferimenti collegati.
Salvataggio e controlli successivi
Compilare ragione sociale, identificativi fiscali, sede, contatti e note interne necessarie. Al salvataggio ISP Billing assegna l’identificativo interno e rende disponibili dashboard e sezioni collegate; la sola creazione dell’anagrafica non produce e-mail, pagamenti, fatture o movimenti di magazzino.
Aprire subito le schede collegate e verificare contatti, indirizzi aggiuntivi, documenti, fatture passive, DDT e ticket prima di utilizzare il fornitore nei processi operativi.
Dati anagrafici e fiscali
Il blocco principale comprende codice fornitore, ragione sociale, via o piazza, civico, paese, città, provincia e CAP. I dati fiscali comprendono partita IVA e codice fiscale. Il codice operativo aiuta la ricerca interna, mentre gli identificativi fiscali identificano il soggetto nei documenti.
Controllare forma giuridica, paese e coerenza tra indirizzo e provincia. Una modifica deve descrivere la situazione corrente senza cancellare lo storico dei documenti già acquisiti.
Contatti, sito e note interne
È disponibile un telefono principale e due ulteriori coppie nome-contatto/telefono, ciascuna con prefisso internazionale. La stessa struttura è prevista per l’e-mail principale e due contatti e-mail aggiuntivi. Il sito web conserva l’indirizzo pubblico del fornitore.
Usare i contatti nominativi per distinguere amministrazione, commerciale e logistica. Le note interne possono contenere accordi operativi, ma non password, token, dati di pagamento completi o informazioni non necessarie. I collegamenti telefono ed e-mail della Dashboard aprono rispettivamente il client telefonico o di posta: non costituiscono prova di una comunicazione inviata.
Indirizzo principale e sedi aggiuntive
L’indirizzo principale deriva dall’anagrafica. Aggiungi nuovo indirizzo apre un modulo separato con descrizione, via, civico, paese, città, provincia, CAP, latitudine e longitudine. La descrizione deve chiarire lo scopo, per esempio Magazzino ricambi, Sede amministrativa o Punto di ritiro.
Le coordinate permettono una localizzazione precisa ma vanno controllate rispetto all’indirizzo. Salvare una sede aggiuntiva non sostituisce automaticamente la sede fiscale. Le sedi possono essere aperte e mantenute singolarmente dall’elenco a fisarmonica.
Classificazione del fornitore
La classificazione consente di assegnare una o più categorie e riconoscere rapidamente il tipo di fornitura. Esempi organizzativi sono apparati di rete, connettività wholesale, consulenza e materiale elettrico. Le categorie devono essere stabili, non sovrapposte e comprensibili agli operatori.
La Dashboard mostra chiaramente quando non è assegnata alcuna classificazione. Una categoria facilita filtri e lettura, ma non concede permessi e non sostituisce dati fiscali, contratti o verifiche commerciali.
Dashboard del fornitore
La Dashboard riepiloga indirizzo, classificazione, anzianità nel gestionale, codice fornitore, identificativo interno, partita IVA e codice fiscale. Contatti rapidi e pulsante Modifica anagrafica riducono i passaggi per le attività frequenti.
Magazzino e forniture mostra articoli presenti a stock, righe e quantità complessive, numero di movimenti e ultimo movimento. Documenti e operatività mostra DDT, ultimo DDT, sito, paese/città e classificazione. La situazione economica riassume documenti acquisiti, sospesi, scaduti e pagati: i valori sono indicatori e vanno verificati aprendo i documenti.
DDT del fornitore
La scheda DDT elenca i documenti di trasporto registrati per il fornitore e offre Crea un nuovo DDT. Il comando apre il flusso di movimentazione del Magazzino già filtrato con identificativo del fornitore e indicazione di documento di trasporto.
Un DDT deve conservare numero e data del documento, causale, sede di destinazione, articoli, quantità, seriali quando previsti e riferimento al fornitore. La presenza del DDT non prova da sola la correttezza dello stock: confrontare le righe con i movimenti effettivamente registrati.
Ticket del fornitore
La scheda Ticket visualizza le richieste aperte dal fornitore. I filtri osservati distinguono Aperti, In lavorazione, Risposti dall’ISP, Risposti dal fornitore, In lavorazione con nota interna e Chiusi. Combinare i filtri per separare ciò che richiede intervento dallo storico.
Stato della conversazione e autore dell’ultima risposta non sono equivalenti. Le note interne non devono essere confuse con risposte visibili al fornitore. Il record example è vuoto e non è stata inviata alcuna comunicazione esterna.
Fatture passive Aruba FE
Fatture (Aruba FE) apre l’elenco delle fatture di acquisto ricevute per il fornitore. Il sistema indica che i documenti vengono scaricati automaticamente, mentre stato Letto/Non letto e pagamenti non possono essere sincronizzati con Aruba: sono quindi informazioni gestite localmente.
Il riepilogo mostra numero e totale dei documenti, importo da pagare, letti e non letti, pagamenti da eseguire, parziali e pagati, oltre a scaduti, in scadenza entro 7 giorni ed entro 30 giorni. Il collegamento alla lista generale rimuove il contesto del singolo fornitore; usare Reset filtri per tornare a tutti i risultati.
Lettura, pagamenti ed esportazione
Letto/Non letto serve all’organizzazione interna e non modifica la fattura presso il provider. Analogamente, Da pagare, Parziale e Pagata descrivono la registrazione locale: prima di considerare saldato un debito confrontare importo, scadenze e movimenti di Prima Nota.
L’azione massiva Esporta XML (ZIP) prepara un file dei record trovati. I download generati restano disponibili fino a mezzanotte. Applicare prima il filtro esatto, attendere la generazione, proteggere lo ZIP e cancellarne le copie non più necessarie secondo le regole aziendali.
Rapporto con Magazzino e Prima Nota
Il fornitore può comparire nei carichi, nelle righe di stock e nei movimenti; i relativi contatori della Dashboard derivano da questi collegamenti. Rettificare il nome del fornitore non deve creare un nuovo soggetto e non deve scollegare i seriali o i documenti esistenti.
Le fatture passive descrivono il debito e il documento fiscale, mentre Prima Nota registra i movimenti finanziari. Una fattura marcata pagata, un pagamento locale e un movimento di conto devono essere riconciliati, non presunti equivalenti.
Modifica ed eliminazione sicura
Salva modifiche aggiorna l’anagrafica corrente. Prima del salvataggio controllare codice, identità fiscale, contatti e sedi; dopo il salvataggio riaprire Dashboard e record collegati. Il menu con i tre punti espone l’eliminazione agli utenti autorizzati.
Non eliminare un fornitore con fatture, DDT, stock, ticket o riferimenti che devono restare consultabili. Se il rapporto commerciale è terminato, mantenere lo storico e utilizzare classificazione, note o l’eventuale stato previsto dal processo aziendale.
Checklist operativa
- Ricercare duplicati prima della creazione
- Verificare codice, ragione sociale e paese
- Controllare partita IVA e codice fiscale
- Distinguere sede fiscale e indirizzi operativi
- Assegnare classificazioni coerenti
- Separare contatti amministrativi, commerciali e logistici
- Non conservare segreti nelle note
- Riconciliare DDT e movimenti di stock
- Leggere correttamente autore e stato dei ticket
- Distinguere sincronizzazione Aruba e stati locali
- Riconciliare fattura, pagamento e Prima Nota
- Controllare collegamenti prima dell’eliminazione