Preventivi
Preparare offerte, calcolare righe e imposte, generare PDF, raccogliere accettazioni e convertire in fattura.
Ultimo aggiornamento: 2026-08-19
Scopo e ciclo del preventivo
Il modulo Preventivi prepara proposte commerciali collegate a clienti abituali oppure occasionali. Ogni documento conserva numero, oggetto, descrizione, validità, righe economiche, allegati, stile PDF, note private, stato e operatore che lo ha creato o modificato.
Il ciclo ordinario è Bozza → Inviato → Accettato oppure Rifiutato. L’accettazione può includere firma OTP; un preventivo accettato può poi essere trasformato in una o due bozze di fattura. Preventivo, contratto, servizio e fattura restano oggetti distinti.
Lista, ricerca e stati
Dal menu Modulo Preventivi apri Lista Preventivi. La tabella mostra stato, azioni, numero, cliente, oggetto, totale, creazione, ultima modifica e scadenza. Puoi cercare numero, cliente e oggetto oppure filtrare Bozza, Inviato, Accettato e Rifiutato.
Il numero è progressivo per il tenant. Il nome cliente apre il CRM e l’oggetto apre il documento. Una data scaduta non cambia automaticamente il significato dello stato: controlla validità e accettazione prima di procedere.
Configurare il modulo prima dell’uso
Prima del primo preventivo completare cinque aree: Generali per numerazione e SMTP, Intestazione per l’emittente, Template PDF per stile e immagini, Allegati per i PDF riutilizzabili e Template Messaggi per i canali di consegna. Verificare inoltre IVA, catalogo servizi, magazzino, bundle, provider SMS/WhatsApp, ISP App e firma OTP utilizzati dall’offerta.
Eseguire una proposta fittizia dall’inizio al PDF e alla selezione destinatari. Una configurazione incompleta può produrre un documento formalmente salvato ma con numerazione, intestazione, grafica, condizioni o canali non adatti alla vendita.
Cliente esistente o occasionale
Crea preventivo propone un cliente già censito oppure l’opzione Cliente occasionale. Il cliente esistente eredita anagrafica, recapiti e collegamenti CRM; quello occasionale conserva i dati essenziali senza trasformarsi automaticamente in un’anagrafica completa.
Prima di compilare verifica identità, indirizzo fiscale e destinatari. Per un cliente occasionale inserisci soltanto dati corretti e sufficienti al documento e alla consegna prevista.
Sostituire un cliente occasionale
Quando il contatto occasionale viene censito nel CRM, l’azione di sostituzione collega i suoi preventivi al cliente reale e rimuove il riferimento occasionale. Prima di confermare confrontare denominazione, identificativi fiscali, indirizzo e recapiti per evitare di trasferire documenti al soggetto sbagliato.
La sostituzione non rigenera automaticamente i PDF già inviati e non equivale a correggere il contenuto storico. Aprire ogni proposta interessata, verificare versione e destinatari e produrre un nuovo documento quando le informazioni stampate devono cambiare.
Oggetto, descrizione e validità
L’oggetto identifica sinteticamente la proposta. La descrizione introduce contenuto e finalità e, con il template Base osservato, dispone di un limite di 260 caratteri indicato dal contatore. Data creazione e Data scadenza definiscono il periodo di validità.
Il piè di pagina contiene modalità di pagamento o condizioni operative; le Note private non vengono stampate. Il comando Recupera testo dal preventivo precedente riutilizza il piè di pagina già impiegato: rileggilo sempre nel nuovo contesto.
Righe manuali e periodicità
Ogni riga contiene quantità, descrizione, importo IVA esclusa, sconto IVA esclusa, aliquota, importo IVA inclusa e totale. La periodicità può essere settimanale, mensile, bimestrale, trimestrale, quadrimestrale, semestrale, annuale o una tantum.
Aggiungi riga crea un’altra voce; il trascinamento riordina la presentazione e il cestino elimina la riga. Inserire il netto ricalcola lordo, subtotale, IVA e totale. Verifica sempre arrotondamenti e regime fiscale.
Magazzino, servizi e bundle
I pulsanti Magazzino, Servizio e Bundle cercano elementi già configurati e popolano la riga con descrizione, prezzo, IVA e periodicità disponibili. Una selezione resta modificabile nel preventivo senza cambiare automaticamente il catalogo di origine.
Un servizio inserito in offerta non è ancora un’istanza attiva; un articolo non è ancora scaricato dal magazzino. La trasformazione commerciale e i movimenti operativi avvengono nei moduli competenti.
Sconto, IVA e totali
Lo sconto è espresso come valore IVA esclusa e dispone di un calcolatore di supporto. L’aliquota proviene dalle IVA configurate. Il riepilogo raggruppa subtotale e imposta per periodicità, quindi mostra il totale della proposta.
Quando una proposta contiene cicli diversi, non interpretare la somma come un unico addebito ricorrente: descrivi chiaramente canoni e costi una tantum nel testo e nel piè di pagina.
Salvataggio e numero assegnato
Salva e continua crea il documento e rimane nella modifica; Salva e chiudi torna al contesto previsto. Dopo il primo salvataggio il sistema assegna il numero e rende disponibili PDF, invio, duplicazione, conversione ed eliminazione.
Nella prova reale ISP Billing ha creato il preventivo n. 5 per il profilo fittizio, in stato Bozza, con scadenza 18 settembre 2026 e totale 59,78 euro. Nessun messaggio o documento fiscale è stato inviato.
Aprire e scaricare il PDF
Apri PDF visualizza il documento generato in una nuova scheda; Scarica PDF produce il file. La resa dipende dallo stile scelto, dall’intestazione, dai dati cliente, dalle righe, dal piè di pagina, dagli allegati e dall’eventuale firma.
Controlla numero, date, identità, descrizioni, periodicità, netto, IVA, totale e pagine prima dell’invio. Il test ha aperto realmente il PDF del preventivo di prova nel visualizzatore del browser.
Allegati comuni e specifici
Gli allegati pre-caricati provengono dalla libreria del modulo e possono essere associati a più preventivi, ad esempio condizioni generali. Gli allegati specifici appartengono invece al singolo documento.
Il cliente può consultarli tramite collegamenti protetti insieme al preventivo. Verifica versione, ordine, nome e contenuto; un allegato obsoleto può contraddire l’offerta anche quando il PDF principale è corretto.
Duplicare un preventivo
Duplica preventivo apre una copia modificabile delle informazioni e delle righe. Il nuovo documento deve ricevere il proprio numero al salvataggio e non sostituisce l’originale.
Usa la copia come base, poi ricontrolla cliente, oggetto, date, prezzi, IVA, allegati e note. Non riutilizzare automaticamente condizioni scadute.
Invio multicanale e destinatari
Invia PDF al cliente apre una conferma con E-mail, WhatsApp e, quando disponibili, SMS e ISP App. Per E-mail, WhatsApp e SMS si scelgono esplicitamente i recapiti; quello principale è marcato Default, ma possono comparire contatti aggiuntivi.
L’invio richiede almeno un canale e almeno un destinatario per i canali che usano recapiti. Verifica consenso, numero internazionale, indirizzo, finestra WhatsApp Meta e contenuto prima di confermare. L’invio di prova è stato fermato sulla schermata di selezione.
Stato Inviato e risultato dei provider
Il salvataggio di una bozza non implica la trasmissione. Il comando di invio chiama i provider selezionati e aggiorna la pratica secondo il risultato applicativo. Una registrazione locale non dimostra da sola la consegna finale del provider.
Per WhatsApp classico possono essere spediti PDF e allegati separati; Meta usa il template di sistema previsto. E-mail usa lo SMTP scelto, SMS il provider configurato e ISP App un token dispositivo valido.
Accettazione e firma OTP
L’interruttore Richiedi accettazione tramite un OTP inviato con SMS abilita il flusso di firma. Il cliente apre il preventivo, richiede un codice sul numero configurato e inserisce l’OTP entro la scadenza. Un codice errato o scaduto viene rifiutato e può essere rigenerato secondo l’attesa prevista.
La verifica corretta salva la firma, porta il preventivo ad Accettato e può creare il task configurato per l’accettazione. Un link aperto o un codice inviato non equivalgono a firma completata.
Area Clienti
Nell’Area Clienti la lista mostra numero, oggetto, validità, stato e totale. Il dettaglio offre PDF, dati della proposta, allegati e, quando attiva, la sezione Firma elettronica OTP con stato del codice e conferma.
Il cliente vede soltanto preventivi collegati alla propria anagrafica. I collegamenti pubblici usano token permanenti e non devono essere pubblicati o inoltrati a terzi.
Conversione in fattura
Converti in fattura è disponibile per un cliente censito. Può generare una singola bozza per l’intero importo con una scadenza, oppure una bozza di acconto e una di saldo specificando percentuale e due scadenze.
Crea bozze produce documenti fiscali modificabili e richiede una seconda conferma. La prova ha verificato entrambe le configurazioni senza creare fatture. Dopo una conversione reale controlla righe, numerazione, IVA, scadenze e collegamento al preventivo.
Eliminazione
Elimina documento richiede conferma esplicita e dichiara l’azione irreversibile. Non usarla per rappresentare un rifiuto o una scadenza: aggiorna lo stato quando la proposta deve restare nello storico.
Prima di eliminare verifica identificativo, cliente, eventuali invii, accettazione, fatture collegate e obblighi di conservazione.
Numerazione e SMTP
Impostazioni → Generali espone il prossimo numero preventivo e l’account SMTP per l’invio. Cambiare il prossimo numero influenza la sequenza futura e deve rispettare la convenzione dell’ISP; scegliere Nessuna selezione rende indisponibile il canale E-mail.
Intestazione e branding PDF
Intestazione preventivi configura i dati dell’emittente stampati nel documento: denominazione, identificativi fiscali, paese, provincia, indirizzo, civico, CAP, e-mail e telefono. Correggili prima di produrre nuove proposte.
Template PDF sceglie Base o Stile Proposta Commerciale, colore primario, logo e, per lo stile commerciale, immagine di copertina consigliata 800×450 pixel. Il singolo preventivo può scegliere Default di sistema oppure forzare uno stile.
Libreria allegati
Carica allegati accetta PDF multipli destinati a essere riutilizzati. La pagina mostra spazio occupato sul limite del tenant, nome, dimensione, data e azione di eliminazione. La rimozione è irreversibile.
L’interfaccia dichiara un limite di 5 MB per file. Usare nomi con versione e finalità, aprire il PDF dopo il caricamento e verificare i preventivi che lo includono prima di sostituirlo o eliminarlo.
Template E-mail, SMS e ISP App
Template Messaggi personalizza l’evento Preventivo inviato. L’E-mail dispone di oggetto, editor ricco e opzione per mostrare il pulsante Vai all’area clienti; il pulsante firma OTP resta indipendente. SMS mostra caratteri e crediti; ISP App separa titolo e messaggio.
I tag disponibili comprendono nome cliente, numero e data preventivo, scadenza, totale, link documento, link firma e firma e-mail. Prova i testi con valori lunghi e non rimuovere il collegamento necessario all’azione richiesta.
Checklist operativa
- Verificare cliente esistente o occasionale
- Scrivere oggetto e descrizione comprensibili
- Controllare creazione e scadenza
- Separare costi ricorrenti e una tantum
- Verificare quantità, netto, sconto, IVA e lordo
- Controllare servizi, articoli e bundle selezionati
- Rileggere piè di pagina e note private
- Confermare stile, intestazione e ogni pagina PDF
- Validare allegati comuni e specifici
- Selezionare canali e destinatari autorizzati
- Distinguere invio, consegna, OTP e accettazione
- Convertire soltanto dopo aver verificato importo e scadenze
- Conservare lo storico invece di eliminare impropriamente