Prima Nota e flussi finanziari
Gestire conti, movimenti, previsioni, commissioni, IVA, categorie e collegamenti automatici.
Ultimo aggiornamento: 2026-08-19
Che cosa rappresenta la Prima Nota
La Prima Nota descrive dove si trova la liquidità e come entra, esce o si trasferisce tra i conti dell’ISP. Riunisce movimenti manuali, pagamenti clienti, pagamenti fornitori, commissioni dei gateway e giroconti senza sostituire fatture, estratti conto bancari o contabilità fiscale.
Il menu contiene Prima nota, con dashboard e registro, e Conti e categorie, con configurazione finanziaria. I risultati dipendono da movimenti effettivamente registrati, stato, conto e periodo selezionato.
Dashboard finanziaria
La Dashboard presenta disponibilità sui conti, report del periodo, andamento dei flussi, disponibilità per conto, IVA, commissioni, origine dei flussi, principali fornitori, flussi per conto e movimenti previsti. I saldi possono essere mascherati o mostrati con l’apposito comando.
La schermata example separa chiaramente liquidità effettiva e previsioni. Gli importi sono dati operativi del tenant di prova e non una dichiarazione bancaria.
Periodo e indicatori
Il selettore offre mese corrente, mese precedente, trimestre corrente, anno corrente e intervallo personalizzato. Dal e Al definiscono i confini; Applica ricalcola tutti i riquadri coerentemente.
Entrate incassate somma gli accrediti registrati; Uscite pagate somma gli addebiti registrati; Flusso netto è la differenza del periodo. Disponibilità complessiva è invece il saldo attuale dei conti e non coincide necessariamente con il flusso del periodo.
Saldi di partenza
Quando un conto possedeva già denaro all’attivazione del modulo, il saldo iniziale va registrato come movimento. I pulsanti dedicati ai singoli conti aprono il percorso con il conto selezionato.
Il saldo di partenza resta visibile, modificabile ed eliminabile: usare una descrizione riconoscibile e una data coerente con l’avvio del registro. Non sommare due volte lo stesso saldo attraverso importazioni o movimenti manuali.
Entrata, uscita e giroconto
Entrata aumenta il saldo del conto scelto; Uscita lo riduce; Giroconto trasferisce valore tra origine e destinazione senza creare un nuovo ricavo o costo complessivo. Per ogni movimento indicare data, importo e conto corretti.
La scelta del tipo determina il significato contabile operativo. Un rimborso, una commissione o uno spostamento tra banca e gateway non devono essere registrati automaticamente come nuovo incasso.
Registrato e Previsto
Registrato partecipa ai saldi e ai flussi effettivi. Previsto alimenta il riquadro delle entrate o uscite future ma resta escluso dalla liquidità reale. Quando l’evento si verifica, aggiornare il movimento secondo il processo consentito ed evitare di crearne un duplicato.
Le previsioni servono a valutare impegni e incassi attesi; non provano che un bonifico sia partito, che una carta sia stata accreditata o che una fattura sia saldata.
Registrare un movimento previsto
Per un’uscita prevista selezionare conto, stato, soggetto, metodo e data, quindi inserire una descrizione che permetta di riconciliare l’impegno con il futuro documento o pagamento. Il salvataggio crea una riga modificabile, ma una previsione non deve alterare il saldo effettivo.
Quando il pagamento reale genera il movimento automatico, confrontare importo, soggetto e riferimento e chiudere o rimuovere la previsione secondo la procedura interna, evitando che lo stesso costo rimanga conteggiato due volte.
Campi descrittivi e soggetto
Descrizione identifica il movimento nel registro; Soggetto indica cliente, fornitore o controparte; Metodo di pagamento specifica come avviene l’operazione; Note conserva il contesto aggiuntivo. Questi campi non creano da soli un legame fiscale con una fattura.
Usare riferimenti comprensibili e non inserire IBAN completi, dati carta, password o segreti. Quando esiste un documento collegato, preferire il collegamento automatico o un riferimento univoco verificabile.
Registro, ricerca e filtri
La tabella mostra tipo, data, importo, descrizione, stato, conto, categoria e azioni. I filtri consentono tipo, intervallo di date, testo, Registrato/Previsto, conto e categoria. La ricerca deve essere azzerata prima di concludere che un movimento non esiste.
Le righe generate da fatture o gateway sono indicate come Automatico e collegano il documento sorgente; le righe manuali espongono modifica ed eliminazione. Non modificare indirettamente un automatismo creando una seconda riga compensativa senza riconciliazione.
Conti finanziari
Un conto contiene nome, tipo, valuta, gateway o metodi associati, stato attivo e saldo. I tipi disponibili sono Banca, Cassa, Carta, Gateway e Altro. Un conto può essere predefinito e l’ordine controlla la presentazione.
Nell'interfaccia sono presenti una banca, una cassa contanti e un conto online. Ogni metodo di pagamento va associato al conto sul quale i relativi pagamenti devono essere registrati automaticamente.
Creare e mantenere un conto
Nuovo conto richiede nome, tipo e valuta; consente di scegliere più gateway e metodi e di impostare il conto come attivo. Disattivare un conto ne limita l’uso futuro ma non deve cancellarne lo storico.
Prima di spostare un metodo tra conti, verificare pagamenti in corso, saldo, riconciliazione e data di efficacia. Evitare che lo stesso metodo produca registrazioni sul conto sbagliato.
Configurazione guidata iniziale
Al primo accesso la Prima Nota deve essere configurata prima di poter registrare movimenti. La procedura serve a costruire la struttura finanziaria reale dell’ISP: si creano o confermano banca, cassa, carte e saldi dei gateway; si sceglie un conto predefinito attivo; infine si associa ogni metodo di pagamento rilevato a uno dei conti. L’attivazione non viene completata finché esiste anche un solo metodo rilevato senza destinazione.
Il conto predefinito raccoglie i movimenti per i quali non esiste una corrispondenza più specifica. Non va quindi scelto per comodità, ma come destinazione residuale realmente controllabile. I conti nuovi partono da zero: la liquidità già presente alla data di avvio si registra con gli appositi movimenti di saldo iniziale, così rimane visibile e riconciliabile.
Dopo la conferma viene memorizzato il momento di attivazione. Da quel momento i nuovi pagamenti entrano automaticamente nella Prima Nota; l’eventuale storico precedente va acquisito con la sincronizzazione prevista e verificato prima di aggiungere registrazioni manuali.
Associare gateway e metodi di pagamento
La colonna Gateway associati stabilisce dove viene contabilizzato ciascun incasso automatico. Stripe, bonifico, contanti, SEPA, TS Pay e gli altri codici effettivamente usati dall’ISP possono avere nomi tecnici diversi, ma ciascuno deve appartenere a un solo conto finanziario. Se un metodo viene assegnato a un nuovo conto, ISP Billing lo rimuove dal precedente per evitare doppie destinazioni.
Quando l’associazione cambia dopo l’attivazione, il sistema può riassegnare anche i movimenti automatici già esistenti collegati ai metodi interessati. Prima del salvataggio confrontare quindi estratto del gateway, incassi delle fatture e saldo dei due conti: un cambio di mappatura non è una semplice modifica estetica. Al termine eseguire la sincronizzazione e controllare il registro filtrando per conto e origine.
Ordine, conto predefinito ed eliminazione
Ordina conti modifica la sequenza con cui i conti appaiono nella dashboard e nei selettori; non sposta denaro e non cambia i saldi. Il conto predefinito deve restare attivo: per disattivarlo occorre prima rendere predefinito un altro conto.
Prima di eliminare un conto, ISP Billing calcola quanti movimenti contiene, quanti gateway sono associati, l’eventuale saldo iniziale e se il conto è usato come predefinito o nei payout. Quando esistono dipendenze è necessario scegliere un conto sostitutivo e verificare la riallocazione. Se il conto rappresenta uno storico reale, la scelta più prudente è disattivarlo e conservarlo, invece di cancellarne il significato contabile.
Sincronizzazione e riconciliazione delle origini
Sincronizza movimenti rileggere i pagamenti delle fatture e, quando disponibile, i pagamenti delle fatture fornitori. Per la stessa origine la procedura aggiorna il movimento esistente invece di crearne un duplicato; se il pagamento sorgente viene rimosso, il relativo movimento automatico viene escluso logicamente dalla Prima Nota.
La sincronizzazione segnala quante operazioni sono state elaborate e quante ignorate perché prive di un importo valido. Dopo ogni importazione confrontare documento, data, importo, metodo, conto e commissione. I movimenti automatici non si modificano o eliminano dal registro: la correzione deve partire dal pagamento o dal documento che li ha generati.
Tesoreria condivisa tra aziende collegate
Le aziende appartenenti allo stesso gruppo di autenticazione possono, quando proposto dalla configurazione guidata, lavorare sullo stesso perimetro finanziario. In questo caso conti, saldi e movimenti sono condivisi tra i membri, mentre una sola azienda rimane titolare della tesoreria e governa la struttura dei conti.
La condivisione va decisa prima di iniziare: un’azienda che possiede già movimenti non può unirsi automaticamente a un’altra Prima Nota, perché servirebbe una procedura assistita di fusione e riconciliazione. Verificare ragione sociale, gruppo, titolare e visibilità prima della conferma; non usare questa funzione per aziende senza un effettivo rapporto organizzativo.
Categorie economiche
Le categorie classificano i movimenti e possono essere abilitate per entrate e uscite, solo entrate o solo uscite. Ogni categoria ha nome e stato attivo. Nell'interfaccia la lista era vuota, quindi il movimento di prova conserva Nessuna categoria.
Definire categorie stabili, per esempio canoni, apparati, consulenze e commissioni, senza replicare ogni singola descrizione. La categoria aiuta analisi e filtri ma non sostituisce conto, documento o soggetto.
Pagamenti automatici e commissioni
I pagamenti di fatture registrati tramite metodi associati generano entrate automatiche sul conto configurato. Le commissioni del gateway sono uscite distinte: la dashboard le raggruppa per servizio di pagamento e l’origine dei flussi le separa dagli incassi clienti.
Confrontare sempre importo lordo incassato, commissione e accredito netto. La presenza della coppia automatica pagamento/commissione evita di confondere il costo del provider con una riduzione della fattura cliente.
IVA del periodo
Il riquadro calcola IVA vendite incassata e IVA acquisti pagata in proporzione agli importi effettivamente pagati. L’IVA acquisti è determinata dagli XML Aruba disponibili. IVA netta è il confronto operativo tra i due valori.
Il dato dipende da documenti, pagamenti e XML disponibili e non sostituisce registri IVA, liquidazione fiscale o verifica del consulente. I movimenti previsti non entrano nel calcolo degli importi pagati.
Payout Stripe
L’impostazione Payout Stripe registra automaticamente come giroconto i trasferimenti completati dal saldo Stripe alla banca. Prima dell’attivazione occorre creare due conti attivi e distinti: il conto gateway che rappresenta la disponibilità trattenuta da Stripe e il conto bancario che riceve l’accredito. Se origine e destinazione coincidono, la configurazione non rappresenterebbe alcun trasferimento.
Il payout non è un nuovo incasso: sposta liquidità già registrata. ISP Billing identifica ogni payout con il suo codice Stripe, ne conserva l’ultimo stato e aggiorna lo stesso movimento anche se il webhook viene consegnato più volte. Lo stato paid crea o aggiorna il giroconto registrato; failed e canceled impediscono la contabilizzazione e rimuovono logicamente un giroconto eventualmente presente. Gli altri stati aggiornano il controllo senza anticipare il movimento.
Dopo l’attivazione verificare che il webhook Stripe raggiunga ISP Billing, quindi riconciliare importo lordo incassato, commissioni, saldo gateway e accredito bancario. Non registrare manualmente lo stesso bonifico.
Esportazione, modifica ed eliminazione
L’azione massiva Esporta lavora sui record trovati dai filtri. I file generati vengono eliminati automaticamente dopo 24 ore; scaricarli e conservarli solo secondo le autorizzazioni aziendali.
Le righe manuali possono essere modificate o eliminate. Prima dell’eliminazione controllare periodo, saldo, report già prodotti e riconciliazioni; le righe automatiche si correggono attraverso il documento o processo sorgente previsto, non forzando il codice.
Checklist di riconciliazione
- Selezionare il periodo corretto
- Distinguere flusso del periodo e saldo attuale
- Registrare una sola volta i saldi iniziali
- Usare giroconto per trasferimenti interni
- Separare Registrato e Previsto
- Assegnare conto e valuta corretti
- Associare ogni metodo al conto effettivo
- Classificare senza perdere soggetto e riferimento
- Riconciliare lordo, commissione e netto
- Confrontare IVA con documenti e XML disponibili
- Non duplicare movimenti automatici
- Controllare filtri prima di esportare