Primi passi

Prima configurazione

La prima configurazione determina la qualità dei dati che verranno creati in seguito. Prima di inserire clienti, contratti o servizi, raccogliere ragione sociale, dati fiscali, sedi, contatti ufficiali, logo, domini, criteri di numerazione, listino, modalità di incasso e responsabilità degli operatori.

Preparare un ambiente di prova coerente. I gateway e i provider che offrono una modalità test devono usare credenziali, webhook ed endpoint dello stesso ambiente. Un salvataggio riuscito prova la validità formale del campo, non necessariamente il funzionamento dell’intero processo.

Richiedere il primo account ISP

Dalla pagina pubblica Registra il tuo primo account si sceglie la licenza in base al numero di clienti da gestire. I moduli inclusi sono già compresi; quelli aggiuntivi richiedono una licenza a pagamento. Il riepilogo è un’anteprima: prezzi, disponibilità e totale vengono verificati nuovamente dal server.

Completare dati aziendali, recapiti, amministratore e documenti. Inserire almeno uno tra PEC e codice SDI, usare un telefono internazionale valido e caricare PDF o immagini entro 10 MB. Tutti gli accordi obbligatori devono essere accettati.

L’e-mail di verifica contiene un collegamento valido 24 ore. Dopo il controllo dello staff e l’approvazione, il nuovo ISP riceve l’e-mail per impostare la password e il template WhatsApp di benvenuto. Il Master riceve separatamente l’avviso interno via e-mail e Telegram.

1. Identità e impostazioni generali dell’ISP

Aprire Impostazioni → Generali e completare denominazione, dati fiscali, indirizzi, recapiti, riferimenti pubblici, logo e preferenze globali. Questi dati possono apparire su documenti, comunicazioni e portali: verificarli come li vedrebbe un cliente.

Controllare anche fuso orario, formati data, valuta e dominio utilizzato per i collegamenti pubblici. Un’identità incompleta si propaga a fatture, contratti, e-mail e Area Clienti.

2. Account operatori, ruoli e sicurezza

Creare un account nominativo per ogni operatore e assegnare il ruolo minimo necessario. Separare amministrazione, fatturazione, supporto, rete, vendite e rivenditori quando le responsabilità sono diverse. Verificare l’accesso con il ruolo reale, perché l’amministratore completo non rappresenta ciò che vedrà il personale operativo.

Abilitare l’autenticazione a due fattori, controllare i recapiti di recupero e rimuovere gli account non più utilizzati. I permessi della Dashboard influenzano sia menu sia widget e notifiche.

3. Attivare e configurare i moduli necessari

Aprire il catalogo moduli e individuare soltanto quelli richiesti dal modello operativo dell’ISP. Per ogni modulo distinguere: disponibilità nella licenza, stato attivo, permessi del ruolo, impostazioni interne e collegamento a eventuali servizi esterni.

Dopo l’attivazione aprire la relativa pagina Impostazioni. Inserire credenziali solo nel campo previsto, definire mapping e regole e usare la funzione di test quando esiste. Non passare al modulo successivo finché non è chiaro quale sistema sia autorevole per i dati.

4. Preparare CRM e classificazioni

Configurare numerazione clienti e fornitori, gruppi, campi personalizzati, stati iniziali, preferenze e accessi Area Clienti. Stabilire quali campi siano obbligatori per persone, imprese e pubbliche amministrazioni.

Creare una sola anagrafica dimostrativa completa e verificare dashboard cliente, indirizzi, contatti, preferenze, documenti e account portale. Correggere la configurazione prima di importare elenchi estesi.

5. Costruire il catalogo servizi

Il catalogo deve descrivere ciò che viene venduto: nome, categoria, tipo, prezzo, IVA, periodicità, attivazione, rinnovo, fatturazione anticipata o posticipata, eventuale ricaricabilità e provider tecnico. Separare offerte commercialmente diverse invece di affidarsi a note libere.

Per ogni servizio definire cosa accade alla creazione, all’attivazione, alla sospensione, al rinnovo e alla cessazione. Se esiste provisioning automatico, provarlo soltanto nell’ambiente autorizzato e controllare sempre lo stato restituito.

6. Documenti, numerazioni e fiscalità

Configurare tipi documento, progressivi, sezionali, template PDF, intestazione, IVA, bollo, scadenze e causali. Verificare separatamente fatture, note di credito, ricevute e documenti destinati alla fatturazione elettronica.

Generare un documento dimostrativo e controllare imponibile, imposta, totale, arrotondamenti, indirizzo, dati fiscali, scadenza e layout PDF. Non iniziare emissioni massive prima di questa prova.

7. Pagamenti e riconciliazione

Definire i metodi accettati e distinguere modalità offline, gateway online, carte salvate, addebiti ricorrenti e SDD. Per ciascun gateway completare chiavi, ambiente, callback o webhook, commissioni e regole di registrazione del pagamento.

Eseguire un pagamento di prova completo: avvio dal documento, autorizzazione, ritorno al portale, ricezione del webhook, stato pagato, saldo residuo e movimento amministrativo previsto. Un redirect riuscito senza callback non conclude la riconciliazione.

8. Canali di comunicazione

Configurare SMTP, SMS, WhatsApp o notifiche APP secondo i canali realmente utilizzati. Preparare mittenti, template, consensi, destinatari, limiti e gestione degli errori. I provider hanno regole differenti e non condividono automaticamente credenziali o template.

Inviare soltanto verso recapiti dimostrativi autorizzati. Verificare mittente, contenuto, sostituzione variabili, allegati, stato in coda ed esito del provider.

9. Simulare il primo ciclo cliente

1. Creare o completare il cliente dimostrativo.
2. Preparare preventivo o contratto quando richiesto.
3. Associare il servizio corretto.
4. Completare il provisioning e verificarne lo stato.
5. Generare la prima fattura.
6. Effettuare un pagamento di prova.
7. Aprire un ticket e registrarvi una risposta.
8. Controllare Dashboard, Area Clienti e storico del cliente.

Il ciclo è concluso soltanto quando ogni passaggio è visibile nel modulo successivo e gli stati sono coerenti.

Ordine di lavoro consigliato

1. Completare identità e impostazioni generali.
2. Configurare sicurezza, utenti, ruoli e permessi.
3. Attivare i moduli necessari e completarne le dipendenze.
4. Preparare CRM, gruppi e campi personalizzati.
5. Costruire catalogo e regole dei servizi.
6. Verificare numerazioni, fiscalità e template documento.
7. Configurare gateway e metodi di pagamento.
8. Preparare i canali di comunicazione.
9. Eseguire il ciclo dimostrativo completo.
10. Controllare Dashboard, code operative e portali.

Se un passaggio fallisce, fermarsi e correggere la configurazione che lo alimenta. Procedere con dati reali mentre un test rimane incompleto rende più difficile distinguere errori di setup da problemi operativi.

Come capire che la configurazione è pronta

Una configurazione è pronta quando un operatore con permessi normali riesce a completare il processo senza ricorrere all’amministratore, i dati risultano corretti negli elenchi e nei PDF, le comunicazioni raggiungono il destinatario di prova e le code non mostrano errori.

Annotare responsabile, data della prova, ambiente usato e risultato. Per provider esterni conservare identificativo della richiesta e stato finale, mai il segreto utilizzato.

Checklist iniziale

• Dati dell’ISP completi
• Accessi amministrativi verificati
• Catalogo servizi disponibile
• Impostazioni fiscali controllate
• Gateway di pagamento in modalità corretta
• Canali di comunicazione verificati